FUNCIONAMIENTO

 ¿COMO FUNCIONA LA EMPRESA?

EMPRESA DE ELECTRODOMESTICOS

Una empresa distribuidora al mayoreo de aparatos eléctricos para el hogar, en su área de ventas, registra y controla su información de manera manual. En un sentido de modernizar sus procesos, solicita el apoyo técnico para que se adquiera y programe una computadora que se utilizará como parte del proceso de registro y control de las ventas. El personal encargado de proporcionar el apoyo técnico realiza una investigación detallada de las operaciones y movimientos manuales que se realizan para llevar a cabo el trabajo cotidiano. Como resultado de la investigación, se obtiene una descripción de los procesos que se resume en los siguientes puntos:

1.    La. Sra. Mercedes Suárez es quien recibe las solicitudes de compra. El origen de la solicitud puede ser de cualquiera de las siguientes tres formas:

2.    Vía telefónica: El cliente, mediante el uso del teléfono solicita los artículos y las cantidades que requiere.

3.    Por correo: La empresa recibe constantemente los pedidos por escrito, mismas que llegan por el servicio del correo. Personal: Los clientes acuden personalmente y realizan su pedido de manera verbal.

 

 2. La Sra. Mercedes S. al recibir la solicitud de compra, la registra en la “Libreta de Pedidos”, anotando los datos del cliente, los artículos que solicita, así como el número secuencial que identifica de manera unívoca al pedido (Clave del pedido). Sin embargo, antes de registrar la solicitud, verifica la seriedad de la misma en la siguiente forma:

 

Si el cliente es conocido y se encuentra registrado en la “Libreta de Clientes”, se procede a asentar el pedido correspondiente. Si el pedido se recibió por vía telefónica o por correo, y si el caso lo amerita, se ratifica el pedido telefónicamente, como una manera de checar los datos y descartar la posibilidad de error o de un falso pedido.

 ¨ Si el cliente es nuevo, es decir, no está registrado en la “Libreta de Clientes”, procede a darlo de alta en la libreta, anotando los siguientes datos: Nombre de la empresa, razón social, giro, teléfonos, fax, nombre de la persona de enlace, domicilio, fecha de registro en la libreta, así como la clave de cliente que lo identificará en la empresa y que corresponde a un número secuencial precedido por la letra “C” (C1234). Posteriormente se registra la solicitud y como en el caso anterior, se verifica por teléfono la seriedad del pedido

 

 

La Sra. Mercedes S. dispone de varias “Libretas” y “Tarjetas” para registrar la información, mismas que se describen a continuación:

 

¨ Libreta de Clientes: Es una relación consecutiva de los clientes que han adquirido productos en la empresa, ordenada por la clave del cliente. En ésta se registran el nombre de la empresa, sus teléfonos, domicilio, nombre de la persona con quien se realizó el contacto, fecha del primer pedido y su número de cliente.

 

¨ Tarjeta de Clientes: Cada uno de los clientes tiene asociada una tarjeta de registro detallada con los datos incluidos en la “Libreta de Clientes”, además de los artículos que ha adquirido. Se anota para cada uno de ellos, las fechas, cantidades, precios y referencia de las facturas con que se remitieron a los clientes. Las tarjetas están ordenadas alfabéticamente por el nombre de la empresa para su fácil ubicación.

 

¨ Libreta de Pedidos: En esta libreta se registran las solicitudes formales de los clientes. Cada pedido se identifica mediante una clave única secuencial como “P2048”, donde a letra “P” denota que es una clave de pedido. Los datos que se asientan son: Clave del cliente, fecha, los artículos, registrando para cada uno de ellos su clave, descripción genérica, cantidad e importe.

 

 

Catálogo de Artículos: En el catálogo se incluyen los artículos que dispone la empresa para su venta, mismo que se actualiza semestralmente en dos versiones y que elabora el área de mercadotecnia

 a. Catálogo de Artículos por orden Alfabético

b. Catálogo de Artículos ordenados por Clave de Artículo

 

Cada artículo se identifica con una clave similar a las anteriores (A9999). La información que se incluye en el catálogo es: clave del artículo y descripción detallada del mismo, nombre, domicilio y teléfonos del fabricante, costo unitario y de venta, descuentos y una o varias fotografías del artículo.

 

4. En otro momento, la Sra. Mercedes S. y con la ayuda de una secretaria, elabora las facturas, tomando como base la “Libreta de Pedidos”. Las facturas se identifican mediante un número (F99999) e incluyen la información del cliente, destino, fecha de elaboración y se detalla la información relacionada con los artículos solicitados por el cliente: clave del artículo, descripción genérica, cantidad de artículos, costo unitario de venta e importe por el número de artículos. En cada factura es posible registrar hasta cinco artículos distintos; en caso de requerirse, se utilizarán tantas facturas como sean necesarias. En la parte inferior de cada factura se incluyen además el subtotal por la totalidad de los artículos, I.V.A. y total a cobrar.

 

 

5. Las facturas se llenan en original y tres copias (Cliente, Ventas, Contabilidad y Almacén). El original y la copia del Almacén se envían a este último para que proceda a surtir y enviar los artículos a los clientes. La copia para el área de Contabilidad se remite a esa área y la de Ventas se utiliza como comprobante del área emisora.

 

6. El paso siguiente, consiste en registrar el número de factura en que se remitieron los artículos en la “Libreta de Pedidos” y las “Tarjetas de Clientes”, y de esta forma se cierra el ciclo de registro de la información.

 

 

7. Finalmente, cada dos semanas, se elabora un listado con los artículos solicitados y vendidos durante este período, mismo que se turna a los directivos de la empresa. El listado contiene información detallada y global como son las claves de los artículos vendidos, su descripción genérica, cantidades, fechas, importes, los clientes a quienes se les vendió con sus correspondientes subtotales y totales.